О термине
Документированная информация — сведения, которыми организация управляет и которые сохраняет на определённом носителе. В системе менеджмента это могут быть процедуры, чертежи, электронные записи, протоколы, инструкции и данные информационных систем.
Одни документы устанавливают порядок работы, другие подтверждают выполненные действия и полученные результаты. Например, инструкция задаёт способ контроля, а заполненный протокол показывает результаты конкретной проверки. Управление включает идентификацию, доступ, актуализацию, защиту и сохранность. Переход на электронный формат не отменяет этих задач. Объём документации должен соответствовать требованиям стандарта, сложности процессов и потребности в доказательствах, а не принципу «чем больше документов, тем лучше».
