Мы бы хотели рассказать, как ускорить и облегчить процедуру прохождения сертификационного аудита, не жертвуя при этом честностью и качеством, ведь грамотный аудитор всё равно сможет выявить нарушения.

Кто сможет дать наиболее корректные рекомендации, если не опытный аудитор. Именно поэтому мы обратились к Олегу Анатольевичу, директору группы компаний Haensch и практикующему аудитору, чей стаж аудиторской деятельности систем менеджмента насчитывает 18 лет.

Пойлов Олег Анатольевич, к.э.н.

• Аудитор концерна IMQ по стандартам ISO 9001, международный эксперт ISO 50001
• Являлся представителем России в Tехническом Kомитете 250 “Устойчивое развитие» Международной организации по стандартизации ISO (комитет разработал стандарт DIN ISO 20121:2013-04).

Смысл любой правильно функционирующей Системы менеджмента – это постоянные улучшения компании. Любой аудитор работает в этой же логике, т.е. ищет области, где проверяемое предприятие может улучшиться. Он не ищет виновных, не ищет несоответствия намеренно. Напротив, он ищет соответствия. Даже предмет контракта, который предприятие и сертификационный орган заключают между собой,  звучит как “Аудит на соответствие стандарту ISO «номер»”.  Практически все аудиторы, с которыми мне довелось работать над проектами сертификации – это не разрушители, а созидатели, которые хотят лишь того, чтобы от их работы была польза предприятию.

Поэтому, все встанет на свои места, как только Вы перестанете воспринимать аудитора как ревизора.

Вот несколько простых советов:

Совет 1. Продемонстрируйте аудитору, что Вы ждете его приезда.

Согласуйте четкий план посещения, подскажите аудитору как более рационально простроить логистику перемещения между цехами и локациями. Это позволит исключить ситуацию нехватки времени и цейтнота, а это значит, что не будет спешки и аудиторских ошибок, с ней связанных.

Совет 2. Продемонстрируйте заинтересованность высшего руководства компании в аудите

Если руководству компании все равно, значит система менеджмента не работает. Это сразу, буквально с первых минут разговора, бросается в глаза.  Если же, напротив, руководитель «в теме», то это позитивно повлияет на восприятие компании аудитором.

Совет 3. Не надо соглашаться со всем подряд

Аудитор может ошибаться, не бойтесь аргументировано обсуждать спорные вопросы. Поскольку только в обсуждении можно дойти до истины. Аудитор не должен нанести вред предприятию и всегда обязан прислушиваться к аргументам. Соглашаясь со всем, Вы повышаете вероятность аудиторской ошибки.

Совет 4. Не скрывайте информацию

Поскольку аудитор исходит из желания помочь предприятию, нет смысла скрывать информацию. Он приехал для того, чтобы обсудить реальное положение дел. Взвешенная оценка и объективная картина происходящего нужна всем – и аудитору, и сотрудникам, и руководству.

Совет 5. Не страдайте перфекционизмом

Система менеджмента никогда не будет идеальной. Улучшения будут носить постоянный характер. Вместо того, чтобы зацикливаться на сложных и долго решаемых проблемах (они бывают на всех предприятиях) – лучше демонстрируйте положительную динамику (пусть иногда и маленькими шажками).

Историческая справка:

В средневековом церковном праве Аудитор – это служитель святой Инквизиции, который проводил допросы и расследования.

The Pope and the Inquisitor by Jean-Paul Laurens

Если бы современный аудитор работал теми же методами как святая инквизиция, то в процессе такого аудита:

• Выявлялись бы изменники и еретики;
• Устраивались бы судилища и судебные процессы;
• Руководители отделов и служб, где найдены ошибки в системах менеджмента, горели бы на кострах из документации и документированных процедур;
• Выдача сертификата напоминала бы куплю-продажу индульгенций.

Если Вам что-то из этого перечня знакомо – срочно меняйте аудитора и сертификационный орган. Не допускайте на свое предприятие Святой Инквизиции, не позволяйте им хозяйничать на Вашей территории.